Как я уже рассказывал ранее, прозрачная отчетность о прогрессе может творить чудеса. И для этой отчетности часто не нужна сложная автоматизация, достаточно подручного экселя. Сегодня небольшой кейс из практики.

Задача

С большим количеством (>100) внешних организаций подписать дополнительные соглашения, проконтролировать размещение информации на их сайтах, обучить их сотрудников и т. п. Это взаимодействие контролируют три департамента внутри компании. Необходим механизм контроля исполнения, потому что ответственные от департаментов не очень жаждут заниматься подписанием доп. соглашений — для них это чистая нагрузка к основной работе.

Решение

Разрабатываю форму для заполнения ответственными департаментами:

В столбцы таблицы — необходимые действия, строками — партнеров. На пересечении — статус «1» = «в работе», «2» = «готово», «3» = «Проблема!», «—» = «не применимо». Для «3» и «—» необходимо заполнить комментарий. В общей сложности, три формы для заполнения тремя ответственными на трех листах.

Пилю аналитический свод:

Суммирую показатели с трех форм для заполнения по каждому из направлений работы. Из суммы вычитаются статусы «—».
∆ отражает разницу между текущим и предыдущим периодом (предыдущий период заполняется вручную из прошлого отчета методом «контрол ц, контрол в»). Благодаря этому видно, какой был прогресс за прошедший период, кто — молодец, а кто нифига не делал.

Итоговый процесс:

Формы для заполнения рассылаются ответственным раз в период. Заполнение непосредственно формы в экселе занимает у ответственного пару минут, не считая сбора информации о статусе (но в этом отчасти и была цель опроса).
Полученные данные вставляются в итоговую таблицу методом «контрол ц, контрол в», заодно уточняются детали.
Скриншот обновленного отчета отправляется руководству в почте.

Этими отчетами мы пользовались на всем протяжении данного блока работ. В какой-то момент можно собрать историю еженедельных отчетов и построить кривые в динамике.