Кто хоть раз внедрял в компании таск-трекер или систему управления проектами с вероятностью 90% знает на практике, что значит «система не взлетела»:

• Система вроде бы есть, но в нее никто не заходит
• Данные вроде бы есть, но менеджеры все равно звонят исполнителям по телефону, чтобы уточнить статус
• Информация в системе расходится с реальностью

Я знаю, я был там.

Теперь, внедряя такие штуки, я пользуюсь отличным показателем, который говорит, жива ли наша система управления:

Количество задач, по которым прогнозный срок находится в прошлом.

Давайте разберемся, что означает этот показатель?

Прогнозный срок — это сообщение исполнителя руководителю. Ситуация, когда по активной задаче прогнозный срок находится в прошлом, возможна только в одном случае:

Исполнитель не обновил либо прогноз по срокам, либо статус задачи, т. е. забил на коммуникацию.

Почему это так важно?

Система управления нужна для того, чтобы облегчать принятие решений. Руководитель смотрит на задачи проекта и понимает, где отставание, какие проблемы, где ресурсов добавить и т. п.

А теперь давайте представим, что какой-то неизвестный процент задач в этой системе показывает ошибочную информацию.

Это бесповоротно подрывает доверие к системе.

Руководителю приходится переходить в ручной режим: звонить исполнителям, вместо того, чтобы пользоваться дашбордом. Держать все в голове. Вести заметки в своем собственном эксельчике.

Иными словами, система становится бесполезной.

Что делать?

Когда сотрудники нарушают сроки, не сделывают цели, заваливают проекты — я рекомендую проявлять максимум терпения и принятия (если конечно это не злостный игнор правил и нарушение договоренностей). Обычно человек сам не рад, что завалил проект.

Но я совершенно непреклонен в вопросах соблюдения правил и поддержания коммуникации. Потому что малейшая слабина в этом вопросе подрывает весь процесс, который ведет команду к успеху.

Поэтому когда я настраиваю дашборды для проведения планерок, я на самом верху размещаю красный виджет «Не обновленные задачи», и завожу правило: «Ребята, если на момент начала планерки здесь есть хоть одна задача, будем ругаться».

Приятные и важные следствия

Постоянный мониторинг этой простой и однозначной метрики приводит к тому, что люди вынуждены актуализировать статусы и сроки, подавать запросы о переносе срока... то есть, появляется та самая управляемость и прозрачность, ради которой вы загнали всех в систему.

Да, конечно, первое время люди будут обновлять задачи, которые почти «протухли», и делать это только перед планеркой. Но обычно работа в системе постепенно входит в привычку, и, при должной настойчивости менеджера, команда начинает общаться через таск-трекер. А это уже позволяет реально контролировать процесс, радикально сократить время на планерки и т. п., о чем я уже много писал (например, здесь и здесь).