Кейс: организация исполнения множества однотипных задач на экселе (вариант 2)
В отличие от предыдущего кейса, в этот раз у меня один департамент делал несколько сотен однотипных задач (обновлял документацию по продуктам компании).
Задача
Компания должна обновить несколько сотен документов, сгруппированных в комплекты, в соответствии с требованиями законодательства. Необходимо организовать мониторинг хода исполнения, а также спрогнозировать срок окончания в зависимости от объема выделяемых ресурсов.
Решение
Настраиваю форму для заполнения ответственными:
В столбцы таблицы — стадия разработки комплекта документации, строками — комплекты документации. На пересечении — статус «1» = «в работе», «2» = «готово», «3» = «Проблема!». Для «3» необходимо заполнить комментарий, незаполненный комментарий подсвечивается красным.
В скрытых столбцах с начальником управления проставили оценочные трудозатраты по каждой из стадий разработки.
На основе данных из первой таблицы строится аналитический свод:
Суммирую показатели с формы для заполнения. «∆» отражает разницу между текущим и предыдущим периодом (предыдущий период заполняется вручную из прошлого отчета методом «контрол ц, контрол в»).
Для оценки объема трудозатрат перемножаю незаконченные стадии на трудозатраты, суммирую в совокупные человекочасы. Сопоставляю три сценария, отличающиеся объемом выделения ресурсов: «Если мы выделим на это 100% трех человек, когда мы закончим?» Текущий прогноз сравнивается с утвержденным планом, считается отклонение в днях. То есть, когда-то мы оценили, что закончим пятого июня. По мере того, как мы продвигаемся, мы видим, как изменяется эта оценка. Это позволяет нам заметить, что мы начинаем отставать от графика. Это, в свою очередь, может свидетельствовать о том, что мы выделяем недостаточно ресурсов.
Процесс
Раз в неделю прошу ответственных заполнить информацию о статусе разработки документации. Заполнение занимает пару минут.
Копирую данные из предыдущего отчета для расчета отклонения («∆»).
Скриншот отчета отправляю руководству с комментариями, если что-то необычное.
Результаты
Благодаря этой эксельке мы могли вести аргументированный разговор «на фактах»:
- Добавить или урезать ресурсы на работу.
- Почему прогресс отличается от ожидаемого.
- Когда мы закончим с этой задачей.
- Почему буксуют те или иные отдельные работы.