Очень важная привычка, которую должен развить у себя каждый, кто пишет деловые письма, это оценивать, насколько его письма побуждают к конкретным действиям. Поясню на примере, что я имею в виду.

Я поставил встречу с коллегой заранее. В день встречи приходит ответ на встречу «под вопросом» без дополнительных комментариев.

Пишу письмо: «Чувак, когда будешь знать точно? Встреча с внешним участником, надо его сориентировать».

Коллега: «Знаю точно, встречу переносим». Опять без дополнительных комментариев, при этом календарь в аутлуке он нормально не ведет, и мне приходится ему еще писать, затем звонить, отрывать от работы, договариваться о встрече.

Что происходит? Коллега, разумеется, в запаре, и пишет мне письмо на айфоне левой пяткой, сидя на другом совещании, но ведь он таким образом создает себе лишний головняк на пустом месте. Сэкономил 20 секунд, получил еще два письма, лишний созвон, потратил мое время.

Вместо этого он мог написать в сообщении об отмене встречи: «Вася, сегодня отбой, сорри. Предлагаю завтра до 11 или после 16 ч.». Все!

Кто-то может сказать: «Да ладно, Вася, это же всего лишь 20 секунд против двух минут». К сожалению, когда мы это умножаем на количество писем в день, получается уже неплохо. А если мы к этому добавляем задачи, которые не сделаны (не сделаны вовремя), потому что было неясно, чего хотят от исполнителя, то масштабы проблемы подрастают. На уровне корпоративной культуры это вообще приобретает характер стихийного бедствия.

Чтобы избегать таких ситуаций, надо каждое сообщение оценивать:

1. Чего я хочу от респондента? Любая коммуникация (любая!!!) имеет своей целью кого-то к чему-то побудить, даже информационная рассылка.
2. Сможет ли респондент предпринять конкретные действия на основе моего письма? Если нет, ваше письмо будет либо проигнорировано, либо вам будут задавать дополнительные вопросы. Конечно, даже идеально составленное алгоритмическое письмо может быть проигнорировано, но мутное письмо требует гораздо большей мотивации получателя, чтобы его прочли.

П.2 на практике проще сказать, чем сделать. По моим наблюдениям, «конкретность» требует большого навыка. Попробуйте для тренировки визуализировать, что конкретно человек пойдет делать после получения письма: вот он встал и пошел куда-то, что-то сказал, получил какой-то ответ, пришел обратно, написал вам.