Часто слышу от менеджеров примерно следующие слова:

«Вася, сорри, что тебя динамлю, но руководство не выделяет мне ресурсы, поэтому...»

И дальше идет:

«...я не могу заниматься твоим проектом»,

«...у меня нет заместителя и я все завязал на себя»,

«...мы завалены делами и факапим задачи».

По этому поводу я могу только повторить слова моего старшего товарища и наставника:

«Один из основных скиллов менеджера — уметь выбить ресурсы»

Приведу пример как это можно сделать из своего опыта.

Член моей команды — директор департамента — был очень завален и злостно фачил задачки. Когда мне надоело стоять у него над душой и я понял, что надо что-то системно менять, я пришел к нему со словами: «Дорогой Коля (имя изменено), я вижу, вы с ребятами завалены. Давай я помогу тебе правильно донести эту ситуацию до руководства. Для нашего проекта это большой риск, я не могу стоять в стороне».

После чего я сел с ним рядом на табуреточку и мы вместе заполнили таблицу: текущие проекты на подразделении, оценка трудозатрат с обоснованием, объем непроектных задач с примерами и категориями и т. п.

(См. скрин ниже)

В общем, я показал на данных, что объем обязательств, возложенных на подразделение, не реалистичен.

В нижней строке на скриншоте вы можете увидеть почти двукратное превышение доступного объема трудозатрат.

В результате мы согласовали бюджет на консультантов, которые сняли с подразделения часть задач по моим проектам.

Важно добавить.

Часто руководство режет ФОТ/штат прямо требуя или косвенно подразумевая, что руководители должны оптимизировать процессы. Это не всегда реалистичные ожидания, т. к. из-за сокращения штата количество текучки на сотрудника увеличивается, что не располагает к тому, чтобы заниматься задачами оптимизации.

Тем не менее, неся руководству аналитику по доступному объему ресурсов, не забудьте указать, какие меры по оптимизации рабочего процесса вы уже приняли и какой был/ожидается от них эффект.