Делюсь простым приемом, который вы можете начать использовать прямо сегодня, и который стоит ноль рублей.

Ситуация: руководя проектом внедрения ИТ системы по управлению проектами для крупного государственного заказчика, я столкнулся с тем, что у нас периодически фачатся задачки, не связанные непосредственно с разработкой. Отправить заказчику заметки к релизу, проверить стенд, что он не отвалился, согласовать приоритеты задач в релизе… Это создавало большой объем доп. работы и влияло на нашу репутацию в глазах заказчика.

Решение: мы собрались с командой и выписали все регулярные процедуры, не связанные с разработкой, которые надо делать в ходе релиза. После этого я внес их в таблицу на гугл-докс и простейшей формулой привязал срок исполнения к дате релиза. Красным цветом выделяются просроченные строки.

Для каждого релиза создается новая таблица, заполняется номер и дата релиза, после чего таблица превращается в план. На ежедневной планерке мы проходим по таблице, смотрим, какие из процедур приближаются, актуализируем статус. Статус может быть «пропущено», но каждый раз это осознанное решение.

Первые несколько релизов мы выявляли какие-то неучтенные ошибки и сразу же вносили соответствующие действия в таблицу. Таким образом через несколько релизов мы уже не забывали ничего.

Эффект: во многом благодаря этой таблице мы научились выдерживать еженедельный график релиза без сбоев.

Инструмент отлично работает для повторяющихся процессов: релизы, выпуски журнала, типовые проекты. Но он работает только в том случае, если вы на него регулярно смотрите на управленческом совещании.

Вы можете прямо сегодня взять сбоящий процесс и описать его в такой таблице. Если нужен шаблончик — пишите, пошарю, хотя там все элементарно. Не страшно, если не все учтете: главное, не отключать голову в первые 2 — 3 раза, пока вы по нему проходите.