Одна из первых вещей, которая приходит в голову, когда мы планируем проект, или даже говорим о проектах, это цели. Иногда — «цели и задачи». Так вот, сегодня шокирующее откровение: я прекрасно обхожусь без «целей» проектов. И тем более, без «целей и задач проектов». Как так получается — рассказываю в сегодняшнем посте.

У всех разное понимание того, что такое «цель»

Для начала расскажу случай из практики.

Мы запускаем портфель проектов по организационным изменениям в компании: есть стратегия СЕО, все подразделения готовят проекты. Я отвечаю за то, чтобы в каждом из проектов было корректно сформулировано, какие цели он преследует, каким образом и пр.

Мы с руководителями подразделений разрабатываем паспорта проектов, пишем в них цели, бьемся над ними по несколько часов. Приносим СЕО, и он нас разносит, буквально каждый раз. Я не понимаю, что происходит.

Так продолжалось довольно долго (слишком долго). В какой-то мы обсуждаем с шефом эту проблему, и выясняется, что мы никак не можем договориться о том, что собой представляют цели проекта (в ту пору я много спорил с шефом). В какой-то момент ему пришла в голову идея нарисовать на доске схему, что мы понимаем под «целью», и выяснилось, что я понимаю под целями проекта то, что будет создано в рамках проекта, а он — то, ради чего проект в принципе делается, и что может выходить далеко за рамки проекта.

Это был первый раз, когда я понял, что «цели» — очень, очень размытый термин, но с тех пор я убеждался в этом неоднократно. Правда я не сразу разобрался, как с этим быть.

Так как же быть?

То, что получается в итоге и благодаря проекту, можно разделить на следующие группы (объясняю по-простому, методологов прошу заткнуть уши):

1. Продукт проекта. Это то, что непосредственно создается в ходе проекта. Какие-то физические объекты или материалы в электронном виде. Например, если мы разрабатываем новую версию сайта, продуктом проекта будут скорее всего элементы сайта (в зависимости от того, как нам удобнее управлять): отдельные страницы, онлайн-калькулятор, форма заказа — то есть, те элементы, которые мы можем разработать и передать в эксплуатацию цельными кусками. Или, например, выкинуть из проекта (хотя бы в теории).
2. Результаты проекта. Это изменение каких-то показателей, которое произошло благодаря сайту. Например, увеличение просмотров страниц (по сравнению со старым сайтом), показов рекламы, скорости регистрации/покупки — то есть, улучшение процесса, которое произошло благодаря применению продукта проекта.
3. Выгоды проекта. Это измеримое улучшение бизнес-показателей, которое произошло благодаря результатам проекта. Выгоды чаще всего про деньги: прибыль, выручка, сокращение издержек. Иногда — увеличение доли рынка или иных показателей. В чем разница с результатами? Выгоды — это то, ради чего компания делает проект. Просмотры страниц вы «на хлеб не намажете»: обычно заказчик ожидает, что благодаря просмотрам вырастут какие-то финансовые показатели. Даже если вы делаете сайт-визитку, его тоже лучше привязывать к каким-то значимым и измеримым бизнес-показателям. Иногда это сделать сложно, но важно пытаться и задавать себе этот вопрос.

Только если мы понимаем, ради чего мы делаем сайт (выгоды), за счет чего мы их получим (результаты) и что конкретно будет для этого создано в проекте (продукт), мы можем быть уверены, что определились с целеполаганием проекта.

Обратите внимание: в описанной схеме нет такого понятия как «цели проекта». Потому что «выгоды», «результаты» и «продукт» гораздо точнее и позволяют определить, что и ради чего мы делаем.

Знаю, что различие между этими терминами тяжело заходит, поэтому давайте на закрепление еще один пример. Проект «Внедрение CRM системы» (это система, где продавцы работают и ведут информацию о всех клиентах):

• Продукт: сама CRM система. Для удобства управления мы скорее всего поделим ее на модули: ключевой функционал, интеграция с соцсетями, интеграция с АТС и т. п.
• Результат: увеличилось количество звонков, увеличилось количество коммерческих встреч на продавца.
• Выгоды: увеличилась выручка компании.

P.S.: А «Цели и задачи» вообще приехали из наших студенческих времен, когда мы писали курсовые. «Задачи» в проектном управлении есть, но означает совсем другое: в принципе то, что делается в рамках проекта, и «задач» могут быть сотни и тысячи. Точно не подходит для целеполагания всего проекта.

P.P.S.: Предупреждаю: множество лучших умов в области проектной методологии сломали десятки копий над русскоязычной терминологией в этом вопросе. Я привел свою версию, но на всякий случай приведу английскую, с которой таких вопросов нет: output (продукт), outcome (результат), benefits (выгоды).