Сегодня расскажу еще об одной своей любимой технологии, которая дает отличные результаты, если ее грамотно применить: онлайн протоколирование, т. е. разработка протокола прямо онлайн, так, чтобы все его видели непосредственно на совещании.

Прожженные менеджеры, которые сейчас разочарованно махнули рукой, дескать, тоже мне новости, — подождите, есть вероятность, что кое-чем я все-таки смогу вашу копилку приемов пополнить.

Для тех, кто не такой прожженый, рассказываю с начала.

Технология простая и очень полезная, но ее можно даже улучшить при помощи пары лайфхаков

Технология элементарная: просто открываете заметку и выводите на экран (если онлайн) или на проектор (если в аудитории). Можно вести протоколирование непрерывно онлайн, можно в конце встречи выделять время на согласование протокола.

В протокол можно писать только задачи, решения (решение это: «Решили отныне действовать таким-то образом») и открытые вопросы (что-то непонятное, надо разбираться). Если вы быстро печатаете — можно более подробно: кто что сказал, принципиальные тезисы и т. п.

Конечно, удобнее, когда модерирует совещание и ведет протокол два разных человека, потому что динамика, конечно, страдает, пока вы формулируете. Но я умудрялся совмещать.

Хозяйке на заметку:

Заведите специальный гуглдок или иной текстовый инструмент для совместной работы и ведите все протоколы в нем. Ссылку разошлите всем участникам (можно вставить в повторяющуюся встречу в аутлуке). Каждый новый протокол обозначайте как заголовок: «2021-11-26 — планерка», тогда у вас сформируется удобное оглавление.

Также благодаря этому удобно разделить обязанности прямо на совещании: руководитель проекта как председатель идет по повестке и модерирует, секретарь совещания в это время пишет в гуглдоке. Наступает момент согласования, РП открывает и может сам что-то быстро дописать/подкорректировать в том же документе.

Очевидные бонусы:

1. Протокол готов сразу на совещании, не надо потом после совещания тратить время на написание протокола или фачить эту важную задачу с неизбежным чувством вины и рисками для проекта.
2. Что еще важнее, протокол согласован сразу на совещании. Нет войны правок в почте, никто не скажет: «Ой, сорян, у меня столько писем, могло что-то затеряться», не надо ни за кем бегать, и задачки из протокола могут мгновенно переехать в таск-трекер.

Неочевидные бонусы: скрытая фасилитация

Протоколируя онлайн вы можете быть не просто усердным стенографистом. Вместо этого вы можете обратиться к участникам совещания «за помощью» в формулировке тезисов под запись. Я написал «за помощью» в кавычках, потому что на самом деле, это вы помогаете участникам сформулировать мысли.

Дело в том, что наш внутренний диалог устроен таким образом, что внутри головы мы не всегда додумываем мысли до конца (прочитал у Л. Выготского в книге «Мысль и слово»). Даже в устной речи, особенно в пылу мозгового штурма, это может проявляться в том, что человек многое оставляет как «само собой разумеющееся». Письменная речь организована иначе: вы вынуждены построить семантически корректное предложение.

И вот фасилитатор (то есть, вы), прося людей сформулировать что-то ему под запись, заставляет додумать мысль.

Другой прием фасилитации, уже не такой скрытой, заключается в том, что, зафиксировав какую-то мысль, вы можете к ней больше не возвращаться. Особенно мешают в дискуссии открытые вопросы, которые уводят в сторону от основной повестки. Их нужно «парковать» и переносить на конец совещания или на другую встречу.

В общем, отличная технология, странно, что так редко встречаю ее применение.

Да, кстати, подписывайтесь на меня в Телеге: последняя площадка, на которой вы сами решаете, какой контент читать.